Umgangsformen im Internet
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[bearbeiten] Einleitung
Auch im Umgang mit elektronischen Kommunikationsmitteln sind die Regeln der Höflichkeit zu befolgen.
[bearbeiten] Internet
Die grundlegenden Umgangsformen im Internet sind in der sogenannten Nettiquette festgehalten. Die Grundidee ist: Vergessen Sie niemals, dass auf der anderen Seite der Maschine ein Mensch sitzt.
[bearbeiten] E-Mail
Behandeln Sie E-Mails grundsätzlich wie herkömmliche schriftliche Briefe. Beachten Sie insbesondere folgende Punkte:
[bearbeiten] Betreff
E-Mails sollten mit einer aussagekräftigen Betreffzeile versehen werden. Dies ermöglicht dem Empfänger die Beurteilung, ob es sich um unerwünschte Post handelt, und erleichtert ihm das spätere Suchen und Einordnen älterer E-Mails.
Beachten Sie, dass bei Verwenden der Antwort-Funktion die Betreffzeile meist automatisch angepasst wird. Bei einem längeren Briefwechsel kommen so leicht Texte wie „Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Ihre Kontaktaufnahme“ zustande, die nicht nur unleserlich sind, sondern meist längst nichts mehr über den Inhalt der E-Mails aussagen. Geben Sie bei längeren Briefwechseln besser einen neuen Betreff an.
[bearbeiten] Format
Schreiben Sie E-Mails im Reintext-Format. Das Format HTML ist unvorteilhaft, weil es dazu verleitet, zwei Worte Text mit siebzehn speicherintensiven Grafiken zu versehen und schädlichen Code verbergen kann.
[bearbeiten] Inhalt
Eine E-Mail gliedert sich wie ein Brief in die Teile Anrede, Inhalt und Gruß. Verwenden Sie bei der ersten Kontaktaufnahme und der Antwort darauf stets eine Anrede; folgen weitere E-Mails, können Sie die Anrede weglassen.
Zur Typografie gelten dieselben Richtlinien wie allgemein im Internet: GROSSBUCHSTABEN gelten als Schreien, Smileys ;-) dienen dazu, Gefühle auszudrücken.
[bearbeiten] Anhänge
Verschicken Sie auf keinen Fall unaufgefordert größere Anhänge. Das Herunterladen eines Anhangs kann je nach Internetanbindung sehr lange dauern, mit einem handelsüblichen Modem beispielsweise 20 Minuten pro Megabyte. Sie quälen damit möglicherweise den Empfänger, der je nach System Anhänge im Voraus nicht angezeigt bekommt und das laufende Herunterladen nicht mehr abbrechen kann. Anhänge wie Visitenkarten bis zu einer Größe von 200 Kilobytes können Sie bedenkenlos senden, alles darüber sollten Sie nur mit Zustimmung des Empfängers abschicken.
Weisen Sie im E-Mail-Text stets auf alle Anhänge hin! Einige Computerviren können Anhänge an ausgehende E-Mails anheften, ohne dass dies vom Absender bemerkt wird. Der Hinweis versichert dem Empfänger, dass der Anhang tatsächlich von Ihnen stammt und gewollt ist.
[bearbeiten] Geschäftliche E-Mails
E-Mails werden vom Gesetzgeber als Geschäftsbrief betrachtet und unterliegen damit den selben Bestimmungen wie alle geschäftliche schriftliche Korrespondenz. Beachten Sie insbesondere, dass der Schlussbereich der E-Mail gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten muss, deren Weglassen zu rechtlichen Konsequenzen gegen Ihr Unternehmen führen könnte. Näheres dazu finden Sie im Kapitel
Beachten Sie, dass E-Mail eine schriftlich dokumentierte Form der Kommunikation ist, die über lange Zeit hinweg archiviert wird. Machen Sie Falschangaben oder geben Sie Beleidigungen von sich, kann eine E-Mail vor Gericht als schriftliches Beweisstück gegen Sie verwendet werden.
Beachten Sie, dass E-Mails, die Sie aus Ihrem Unternehmen verschicken, in der Regel vom Systemadministrator und bei Verdachtsfall auch von Ihrem Vorgesetzten gelesen werden können. Das Briefgeheimnis gilt hier nicht.
